O tempo é um recurso limitado. Todos têm apenas 24 horas, portanto, precisam gerenciar o tempo eficientemente para aproveitar ao máximo o que cada dia tem a oferecer e alcançar seus objetivos.
Se uma pessoa não tem um plano para o seu dia, ela, provavelmente, não conseguirá realizar tudo o que deseja e acabará desperdiçando muito do seu tempo precioso. Por isso, trouxemos alguns erros comuns do gerenciamento de tempo.
Não planejar seus projetos
Não planejar os projetos antes de começar a trabalhar pode ser fatal para qualquer pessoa. É muito importante considerar que, sem um planejamento adequado, há um alto risco de se cometer erros no gerenciamento do tempo.
A falta de planejamento dos projetos também pode gerar um grande desperdício de recursos, pois muito esforço é gasto na correção de problemas que poderiam ter sido evitados com planejamento correto.
Existem várias ferramentas e estratégias implicadas no planejamento de projetos que precisam ser consideradas para garantir que o planejamento seja feito eficientemente.
Não ter uma agenda
Com uma agenda, você não apenas estabelece metas, mas também lembra os compromissos e se concentra nos projetos que precisam ser concluídos. Sem ela, você pode facilmente se perder em distrações ou esquecer compromissos ao longo do caminho.
As agendas são tão úteis quanto os puxadores de plástico — eles mantêm suas coisas organizadas e juntas. Assim como uma agenda, mantém seus compromissos organizados em um único lugar. Ela pode te ajudar a separar as obrigações pessoais e profissionais para evitar confusão e estresse.
Quando as pessoas têm agendas, elas são guiadas e começam a desenvolver hábitos que o ajudarão a alcançar suas metas. Você pode usá-la para se lembrar de datas importantes, tarefas diárias, reuniões, eventos e até mesmo pequenas oportunidades que passam rapidamente despercebidas.
Além disso, ter uma agenda também pode ajudar a manter seu foco e evitar procrastinação. As agendas ajudam você a estabelecer prioridades, dedicar-se ao que você precisa fazer e assegurar que as atividades e compromissos sejam cumpridos.
A agenda, portanto, é um meio essencial para gerenciar bem o seu tempo. Se você ainda não tem uma agenda, é hora de começar a usar uma para que você possa manter as coisas organizadas e alcançar suas metas.
Fazer as coisas fáceis primeiro
Muitas vezes quando estamos trabalhando em uma tarefa, estamos tão desesperados para concluí-la que optamos por fazer as coisas fáceis primeiro. O problema é que essa abordagem pode nos levar a um beco sem saída, pois as atividades mais difíceis muitas vezes possuem as principais chaves para a conclusão bem-sucedida da tarefa.
Por isso, o erro de fazer as coisas fáceis primeiro pode ser uma grande armadilha para aqueles que estão tentando administrar bem o seu tempo. Por essa razão, é importante entender como evitar isso para garantir que você possa concluir sua tarefa no limite de tempo esperado.
Dizer SIM para Tudo
Dizer “sim” para tudo, nem sempre é a coisa mais inteligente a se fazer! Aceitar tudo o que é pedido sem um filtro pode resultar em aumento desnecessário da sua carga, comprometendo a qualidade do seu trabalho e consequentemente, o seu tempo.
Para evitar isso, devemos adotar uma espécie de filtro coalescente para escolhermos quais pedidos devemos acatar ou não. Estabeleça limites para a si mesmo. Aquelas coisas que você sabe que não pode fazer, diga não. Se você não está mental e fisicamente apto para aceitar um novo projeto, diga não.
Não se preocupe com a decepção de outras pessoas, pois todos temos limites. O estresse mental e físico de sobrecarregar sua carga de trabalho acaba sendo muito mais prejudicial que o flop de um ou outro projeto.
Não definir prioridades
É sempre importante estabelecer prioridades antes de começar a trabalhar e reduzir o tempo necessário para cada tarefa. Definir prioridades é uma ótima maneira de se preparar e manter o foco no objetivo.
Mesmo assim, muitas pessoas cometem o erro de não definir prioridades para a gestão de tempo, o que pode resultar em perda de tempo, desorganização e stress. Por exemplo, alguém que não dispõe de prioridades pode passar mais tempo do que necessário para concluir uma tarefa simples, como instalar um compressor de ar pistão.
Além de priorizar as tarefas, é essencial realizar uma boa administração de tempo, estabelecendo prazos realistas para cada tarefa. Assim, é possível obter resultados melhores e evitar que o tempo seja desperdiçado.
Não delegar tarefas
Primeiramente, não delegar tarefas significa aceitar todo o trabalho para si mesmo, seja ele grande ou pequeno. Como isso leva à sobrecarga de trabalho, há menos tempo para executar as tarefas com qualidade e menos tempo para trabalhar em outras coisas.
Além disso, quem não delega tarefas também sacrifica o crescimento profissional. É impossível para uma pessoa crescer profissionalmente sem delegar tarefas para outros. Por fim, é importante ter em mente que é possível delegar atividades sem abdicar do controle na execução.
Por exemplo, o envio de um vidro termoelétrico para um restaurante pode ser delegado para um serviço de entrega. Desta forma, a empresa economiza tempo e consegue cumprir o prazo ao delegar o serviço para outra empresa. Portanto, é importante ter em mente que delegar tarefas para um bom gerenciamento de tempo é fundamental para o sucesso de qualquer negócio.
